MENGENAL IT MASTER PLAN

IT memang sudah banyak dimanfaatkan di kehidupan sehari-hari. Rasanya saat ini tidak ada organisasi, baik bisnis maupun nirlaba yang tidak menggunakan menggunakan IT. Mengapa? Karena hakikat informasi adalah seperti aliran darah pada tubuh. Organisasi bisa hidup, bisa tumbuh karena adanya aliran informasi ini. Jika informasi terhenti, maka aktifitas organisasi juga akan berhenti. Siapa yang akan membaca surat, siapa yang memproses formulir, kepada siapa saja barang-barang akan dikirim. Semua jadi berhenti, tidak jelas, dan tidak dapat dilaksanakan.

Tentunya, banyak organisasi yang menggunakan IT melalui suatu investasi yang tidak kecil. Bahkan dalam ukuran milyaran rupiah. Dengan investasi yang sebesar itu, sudah barang tentu organisasi harus mengambil manfaat yang lebih besar dari investasi yang telah ditanamkan tersebut. Jika tidak, hal ini adalah pemborosan yang tidak perlu, bahkan jika sangat besarm mampu mempengaruhi kinerja organisasi. Bayangkan jika anda adalah organisasi dan TI adalam sebuah mobil. Anda telah membeli mobil dengan harga mahal, tetapi ternyata mobil tersebut tidak dapat digunakan karena tidak dapat memenuhi kebutuhan Anda. Anda membutuhkan mobil dengan daya angkut besar semisal truk, namun yang dibeli malah mobil sport ferrary. Harganya lebih mahal dari pada truk, namun daya angkutnya sangat jauh dibanding truk.

Untuk menghidari atau meminimalkan hal tersebut, maka dibutuhkan suatu perencanaan strategis yang tepat. Ibarat membangun rumah, dibutuhkan gambar desain yang tepat agar dapat dipastikan bahwa rumah yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan dan fungsi yang diharapkan. Dalam manajemen IT, rencana strategis ini adalah berupa cetak biru (blue print) yang sering disebut IT Master Plan.

Kebutuhan organisasi akan IT Master Plan merupakan suatu keharusan agar invenstasi yang dikeluarkan dalam implementasi (penggunaan) IT dapat memperoleh keuntungan (benefit) yang maksimal serta meminimalkan kesalahan fungsi/penerapan IT yang tidak sesuai dengan kebutuhan. IT Master merupakan arahan (road map) yang akan digunakan organisasi dalam memenuhi kebutuhan IT untuk mendukung bisnisnya.

IT Master Plan merupakan sub fungsi dari rencana bisnis (buisness plan) organisasi karena IT merupakan sarana yang akan digunakan organisasi untuk mencapai tujuan bisnisnya. Jadi sebelum menyusun IT Master Plan, organisasi yang bersangkutan harus terlebih dahulu menetapkan visi dan misi yang akan dicapai.

Sebagai kerangka dan pedoman dasar bagi organisasi untuk berinvestasi dan mengimplementasikan IT di lingkungannya, IT Master memiliki beberapa manfaat sebagai berikut :

1. Menjadi dasar pelaksanaan investasi dan implementasi IT, sehingga investasi dan implementasi IT tidak sekedar dilaksanakan tetapi mempunyai perencanaan yang matang dan terstruktur (beraturan) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Meminimalkan risiko yang mungkin terjadi pada saat mengimplementasikan IT. Dengan adanya perencanaan yang jelas, risiko tersebut bisa dikelola dari awal. Risiko tersebut diantaranya :
   
   • Ketidaksesuaian antara IT dengan kebutuhan bisnis.
   • Kustomisasi, koreksi dan aktifitas tambal sulam lainnya pada sistem informasi sehingga tidak terjadinya sinkronisasi dan integrasi antar komponen-komponen sistem informasi atau pekerjaan pengembangan yang tidak pernah selesai.
   • Investasi yang telah ditalaksanakan (ditanam) tidak mendapatkan hasil sesuai yang diharapkan.
   • Standar sistem informasi yang tidak sesuai dengan standar best practice industri pada umumnya
3. IT Master Plan menjadi alat/sarana pengendalian yang efektif untuk mengevaluasi sejauh mana keberhasilan penerapaan IT.

Kerangka dasar dalam menyusun sebuah IT Master Plan adalah sebagai berikut :

1. Mendefinisikan dan menginventarisir kebutuhan-kebutuhan organisasi dengan jelas sesuai dengan rencana strategis atau rencana bisnis organisasi.
2. Mendefinisikan kebutuhan IT untuk memenuhi kebutuhan organisasi sesuai dengan rencana strategis atau rencana bisnis. Dalam bagian ini harus dideskripsikan (diterangkan) dengan jelas kebutuhan-kebutuhan IT, mulai dari organisasi IT, sumber daya manusia (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware) yang akan digunakan/diimplementasikan.
3. Membuat jadwal pelaksanaan implementasi sesuai dengan tingkat prioritas kebutuhan dalam jangka waktu tiga sampai lima tahun ke depan. Hal ini penting untuk dapat mengelola dengan baik seluruh sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, misalnya keuangan, jumlah/kualitas SDM, dan lain-lain.

IT Master Plan merupakan dokumen dinamis, hal ini disebabkan karena teknologi informasi merupakan teknologi yang paling cepat berubah. Untuk itu, dokumen ini juga mempunyai masa berlaku (life cycle), biasa harus direvisi dalam waktu 3 sampai 5 tahun.