BUTUH INFORMASI ATAU BUTUH KOMPUTER ?

Sering sekali dalam berbagai pertemuan dan diskusi mengenai sistem dan teknologi informasi tercetus ungkapan ”Siapa yang menguasai informasi, maka akan memenangkan persaingan (kompetisi)”. Dan karena isu-isu efisiensi, efektifitas dan peningkatan pelayanan, banyak perusahaan atau organisasi bisnis lainnya menyusun anggaran belanjanya dengan menetapkan pembelian komputer dalam jumlah besar, rata-rata minimal 5 (lima) unit setiap tahunnya.

Mesin tik dan kalkulator yang telah banyak berjasa dalam operasional selama ini pun harus tersingkir. Namun, tentunya tidak semua fungsi dan pihak yang rela meninggalkan fungsionalitas kalkulator dan mesin tik. Lalu situasi berlanjut dengan peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia yang akan menggunakan teknologi tersebut. Mulai dari pelatihan penggunaan Office sampai dengan pelatihan programmer untuk para personil yang ditugasi untuk merawat perangkat lunak sistem.

Setelah pengadaan yang besar dan pelatihan berbagai tingkat untuk Sumber Daya Manusia, implementasi pun dilakukan. Generasi tua yang umumnya telah sangat familiar dengan mesin tik dan kalkulator tentunya membuat resistansi yang kuat ketika terjadi penggantian peralatan pendukung tersebut. Muncullah isu-isu risiko dari hilangnya data tanpa jejak, susah dioperasikan, banyak masalah, sampai data yang tidak pernah cocok. Kenangan-kenangan kejayaan mesin tik dan kalkulator pun kembali tergelar. Coba perhatikan generasi tua yang super teliti karena terbiasa akan pekerjaan dengan peralatan manual yang membutuhkan ketelitian tinggi. Lihat Bapak itu, kacamatanya tebal karena harus menghitung deretan angka yang tersusun dalam beratus baris, dan lain sebagainya. Belum lagi isu negatif yang dihembuskan kepada Generasi Muda, lihat si Polan yang tidak pernah becus kerja, tidak bisa menghitung cepat tanpa alat atau si Bocah yang selalu salah dalam mengetik, ntah memang karena salah pencet tuts atau mesin tiknya yang sudah tua dan selalu loncat-loncat.

Akhirnya, konflik tersebut diselesaikan dengan otoritas organisasi. Perusahaan ingin maju, ingin efisien, jadi peralatan dan tata cara kerja tua diganti yang serba otomatis. Kalau belum bisa full-otomatis, ya semi-otomatis dulu. Akhirnya terpaksa atau rela, semua menerima. Mulailah era digitalisasi. Hitung dengan spreadsheet MS-Excel, mengentik dengan Word-Processor MS-Word, dan muncul pula konsep basisdata (database) dan sistem on-line.

Beberapa waktu kemudian, ketika penerapan teknologi informasi telah berjalan, masalah lama kembali muncul. Biaya ATK tidak menurun, malah meningkat karena tambahan biaya toner, kertas, listrik, dan perawatan reguler. Ternyata menggunakan komputer kok tidak sesuai dengan teorinya, efektif dan efisien, tapi malah boros...boros...boros...Ungkapan penyelamatan biasa yang muncul adalah setidaknya perusahaan tidak dicap sebagai perusahaan kuno dan ketinggalan jaman yaitu perusahaan yang tidak menggunakan komputer. Hanya cap...ya..cap..tidak lebih dan tidak kurang.

Apa yang salah ? Sebenarnya tidak perlu merasa salah atau telah salah dalam memilih teknologi informasi dalam mendukung kegiatan bisnis perushaan. Yang belum benar adalah cara berpikir kita dalam menggunakan teknologi informasi. Seperti yang telah dijelaskan di atas, kalkulator dan mesin tik telah disatukan menjadi komputer, tetapi hasil prosesnya tetap sama yaitu harus ditulis di kertas, dicetak, ditandatangani, diarsipkan dalam folder dan disimpan dalam lemari arsip.


Yang diperlukan adalah bagaimana mendayagunakan komputer yang telah ada untuk menangani berbagai macam informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan bisnis atau adminitrasi. Pengiriman surat (e-mail), pendataan data pelanggan, pemesanan layanan, permohonan cuti, penilaian pegawai, pelelangan barang, pengarsipan dan jasa dan lain-lain yang membutuhkan aliran infomasi yaitu mengisi, dikirimkan dan diterima dengan media komputer (digitial). Saat itulah dinyatakan bahwa perusahaan telah membutuhkan informasi dan melakukan manajemen informasi (otorisasi, integrasi dan distribusi informasi) dengan menggunakan teknologi informasi. Bukan peralatan yang menggantikan mesin tik dan kalkulator, disalin dari kertas, diolah (diketik dan dihitung) dengan komputer, dan dicetak kembali ke media kertas bahkan yang sangat ironis, mengetik dengan komputer, menghitung dengan kalkulator.

Otorisasi, tanda tangan, dan persetujuan cukup dilakukan melalui sistem, tidak ada tanda tangan dengan pulpen. Media yang dapat digunakan sebagai pengganti tanda tangan adalah password, pin, fingerscan, dan fungsi biometrik lainnya. Kalau perbankan saja dengan mesin ATMnya bisa mengotorisasi transaksi, kenapa kita tidak bisa mengotorisasi dokumen secara digital ?

Dengan demikian, diharapkan aliran informasi dapat dipercepat dan lebih efisien, bahkan tidak akan tertunda karena ketidakhadiran pejabat berwenang untuk melakukan otorisasi di ruang kerja. Cukup bermodalkan Handphone (PDA Phone) atau smart phone, semua bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja. Mungkin suatu saat ini ruangan kantor pun tidak diperlukan.

Dokumentasi dengan puluhan bahkan ratusan lembar kertas dan kebutuhan lemari berkas yang semakin lama semakin meningkat, baik dari segi ukuran dan jumlah dapat diminimalkan dan cukup dengan sekeping disk untuk menyimpan ribuan dokumen sehingga tujuan efektif dan efisien dapat tercapai.

Di samping kesadaran akan funsionalitas dan penggunaan, media informasi digital juga membutuhkan kesadaran pengguna akan keamanannya. Tidak sembarangan menggunakan flashdisk, download file yang tidak jelas sumbernya atau bahkan menjadi sarana penyebaran pornografi, kekerasan dan hal-hal negatif lainnya. Yang jelas, apapun media yang digunakan untuk merekam, mengolah, dan menyampaikan informasi, keamanan jelas perlu diperhatikan. Jagalah password, pin dan rahasia pribadi lainnya dengan baik dan perhatikan pesan-pesan keamanan yang disampaikan.

Komputer bukanlah pengganti mesin tik dan kalkulator, tetapi komputer adalah multimedia yang mendukung seluruh kebutuhan kita tentang dokumentasi, desain, kalkulasi, publikasi dan lain-lain. Jangan batasi komputer pada batas-batas mesin tik dan kalkulator, karena fungsi komputer sangat luas dibanding dengan mesin tik dan kalkulator dan membutuhkan manajemen yang baik untuk mencapai efisiensi dan efektifitas dalam mengolah dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan.

Mari kita sama-sama berharap, kiranya media digital dengan teknologi informasi dalam berbagai implementasinya dapat memberikan kemajuan dan kemudahan dalam hidup kita, bukan untuk lebih menyesengsarakan dan menyulitkan kita. Semoga...