Tidak Perlu TI jika Bisnis Tidak Membutuhkannya

Dalam dunia nyata, maksudnya bukan di kampus atau lembaga-lembaga pendidikan manajemen, teknologi informasi (TI) dan bisnis itu sering tidak selaras. Artinya, kedua faktor tersebut menyimpan rivalisasi (perseteruan) yang mendalam. Teknologi Informasi ada bukan karena dibutuhkan bisnis, tidak lebih karena mengikuti trend atau peningkatan reputasi lembaga atau organisasi yang melakukan bisnis itu sendiri. 

TI ada seperti seseorang yang ingin punya handphone baru, model terbaru dengan teknologi yang paling canggih. Padahal selama menggunakan handphone, orang tersebut tidak pernah membutuhkan apa-apa kecuali telepon dan sms. Ketika dibeli, tentu saja harganya mahal, modelnya keren, fiturnya banyak, tapi ketika dipake, rasanya seperti tidak punya handphone canggih. Gak sebanding antara uang yang sudah dikeluarkan untuk membeli dengan manfaat yang diterima.

Sebelum kita melihat bagaimana TI digunakan di dalam bisnis, sebaiknya kita definisikan dulu apa itu bisnis dan apa itu TI, supaya tidak rancu.

Bisnis memiliki definisi sebagai berikut :

1. Usaha komersial di bidang perdagangan (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
2. Kesibukan dalam melakukan pekerjaan atau usaha yang menghasilkan keuntungan (bahasa Inggris)
3. Suatu sistem yang memproduksi barang dan jasa untuk memuaskan kebutuhan masyarakat (bussinessis then simply a system that produces goods and service to satisfy the needs of our society). (Huat, T Chwee, 1990)
4. Aktifitas yang menyediakan barang atau jasa yang diperlukan atau diinginkan oleh konsumen  (Steinford, 1979)
5. Bisnis ialah suatu lembaga yang menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh masyarakat (Brown dan Petrello, 1976)

Dari definisi-definisi di atas, bisnis dapat disimpulkan sebagai aktifitas untuk menghasilkan barang atau jasa yang dibutuhkan masyarakat, baik yang bersifat komersil (menghasilkan laba) maupun yang bersifat sosial.

Jadi dalam hal ini bisnis mengacu pada suatu aktifitas produksi barang atau jasa. Untuk ini, jangan dibayangkan bisnis itu berarti hanya perusahaan saja, tetapi juga menyangkut seluruh organisasi yang memiliki nilai guna di masyarakat, ntah itu perusahaan, STM (Serikat Tolong Menolong), pemerintahan, LSM dan lain-lain.

Untuk menciptakan barang atau jasa tersebut, tentunya aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh bisnis harus optimal dan efektif artinya dari segi waktu, tenaga, dan biaya harus efisien tetapi manfaat yang dihasilkan harus maksimal.

Pengalaman membuktikan, bahwa penggunaan TI ternyata tidak memberikan dampak yang berarti bagi bisnis, bahkan ternyata TI itu banyak menghambat proses bisnis, misalnya bisnis menjadi tidak fleksibel, lobi-lobi tidak bisa dilakukan, prosedur yang kaku, toleransi yang berkurang dan lain-lain. Tentu saja yang dipersalahkan adalah TI, kenapa semenjak ada TI verifikasi menjadi sangat ketat, data-data terintagrasi dan mudah untuk diperiksa, toleransi menjadi berkurang karena penyebab permasalahan menjadi lebih jelas.

Sepintas lalu, kayaknya kejadian-kejadian itu sangat bermanfaat, tapi bagi sebagian elemen organisasi, terutama manusia menjadi sangat menghambat karena adanya perubahan budaya, perubahan kebiasaan dan menuntut perubahan tingkah laku.

Inilah yang membuat kekacauan penggunaan TI tadi. Jadi pertanyaannya sebelum menggunakan TI, sanggupkah, siapkah atau relakah budaya dan tingkah laku berubah. Atau dengan keadaan sekarang (tanpa TI) sebenarnya sudah menguntungkan atau mencapai sasaran.

Jika jawaban di atas adalah TIDAK SANGGUP, TIDAK SIAP, ATAU TIDAK RELA, maka lebih baik TIDAK USAH MENGGUNAKAN TI, toh dengan keadaan yang sekarang saja sudah menguntungkan.

Lalu bagaimana dengan perubahan-perubahan yang dialami di lingkungan organisasi, misalnya perubahan lingkungan bisnis, peranan bisnis berubah yang tadinya monopoli sekarang bersaing bebas, yang tadinya tuntutan pelanggan (masyarakat) biasa-biasa aja, sekarang minta lebih cepat dan lebih tepat, tuntutan keamanan, dimana lingkungan menjadi kurang aman, butuh peningkatan keamanan, tuntutan kenyamanan, tuntutan fleksibilitas.

Pertanyaan lain muncul, bisakan organisasi bertahan tanpa berubahan karena adanya perubahah-perubahan lingkungan itu???

Jika perntanyaan di atas dijawab YA, maka tidak perlu digunakan TI. Karena kalau dipaksa untuk digunakan, malah akan menjadi tambah susah.

Jadi pemahaman terhadap bisnis SANGAT DAN HARUS DILAKUKAN sebelum menggunakan TI, tidak asal beli, tidak asal pakai.

Pertanyaan selanjutnya ketika akan menggunakan TI adalah apakah yang ingin dicapai oleh bisnis???

Karena perubahan-perubahan lingkungan tadi, maka organisasi menetapkan tujuan bisnisnya agar bisa mengantisipasi perubahan-perubahan tersebut. Hal ini dilakukan melalui evaluasi dan mengulas ulang mengenai prosedur yang digunakan di dalam bisnis. Misalnya prosedur pelayanan pelanggan, pembelian, pengurusan KTP, dan lain-lain.

Maksudnya perlu dipahami dan ditentukan, PROSEDUR YANG BAGAIMANA YANG BISA MENCAPAI TUJUAN BISNIS???

Dari ulasan dan telahaan (evaluasi dan review) tersebut akan dapat ditentukan sumber-sumber daya apa saja yang dibutuhkan agar prosedur tersebut dapat dijalankan.

Sumber-sumber daya yang sering diperhatikan adalah keuangan, manusia, waktu dan teknologi. Namun sumber daya informasi SERING DILUPAKAN, karena memang bentuknya yang tidak terlihat (intangible) sehingga SERING DIANGGAP TIDAK PENTING. Padahal, jika terjadi gangguan pada sumber daya informasi, maka seluruh sumber-sumber daya yang digunakan akan terganggu, misalnya ketika organisasi ingin menagih piutang atau pendapatan, maka penagihan tidak bisa dilakukan karena terganggunya informasi atau data tagihan, ketika organisasi ingin melanjutkan proses ke tahap selanjutnya misalnya tahap pengesahan dokumen, tidak bisa dilakukan karena informasi atau data pendaftaran dokumen tidak tersedia.

Karena itu, pengaturan SUMBER DAYA INFORMASI memiliki tingkat yang penting UNTUK MENJAMIN PROSEDUR dapat dilaksanakan dengan baik.

Setelah dapat dimengerti bagaimana sumber-sumber daya harus dikelola, baru kita dapat menentukan TEKNOLOGI YANG BAGAIMANA YANG DAPAT MENGELOLA SUMBER-SUMBER DAYA TERSEBUT???

Sama seperti analogi beli handphone di atas, kita harus pahami dulu kenapa kita harus beli handphone canggih yang bisa internet, NFC, remote control, dll (smartphone). Karena memang ada kebutuhan yang mengharuskan koneksi ke internet, kembutuhan remote control dan lain-lain. JANGAN MEMBELI TEKNOLOGI TANPA KITA MENGETAHUI APA SEBENARNYA YANG KITA BUTUHKAN, KARENA ITU SAMA SAJA DENGAN MEMBELI ALAT YANG TIDAK BERGUNA.

Di dalam bisnis, ada dua macam teknologi yang bisa digunakan yaitu teknologi utama, bersifat kritital (harus ada, kalau tidak ada maka bisnis akan berhenti/bubar), bersifat dukungan (tidak harus ada, tetapi kalau ada bisnis menjadi lebih baik).

Untuk menentukan teknologi itu bersifat kritikal atau dukungan, maka harus dipahami kembali bidang bisnis yang dilakukan. Misalnya bisnis transportasi darat angkutan penumpang sudah pasti teknologi utamanya adalah mobil, bisnis angkutan udara, teknologi utamanya adalah pesawat, bisnis pengolahan sawit, teknologi utamanya adalah mesin-mesin pengolah sawit, bisnis telekomunikasi, teknologi utamanya adalah TIK (teknologi informasi dan komunikasi) dan lain-lain.

TI dapat berperan sebagai teknologi utama atau teknologi pendukung, tergantung mau seberapa jauh bisnis itu dilaksanakan (diekspansi).

Teknologi utama tentu saja mengelola prosedur dan proses-proses bisnis utama (core), misalnya angkutan tadi, mobil digunakan untuk mengangkut penumpang atau barang, mesin pengolah sawit digunakan untuk mengolah biji sawit menjadi CPO, dan lain-lain. Sedangkan TI berfungsi mengelola informasi, artinya bagaimana informasi itu bisa diperoleh, diproses dan didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan akurat dan tepat waktu. JADI INTI DARI FUNGSI TI ADALAH MENGELOLA INFORMASI.

Jika pengolahan informasi dengan cara-cara manual (media kertas dan kurir) sudah memadai, maka TIDAK DIBUTUHKAN TI. Karena kalau digunakan juga, RISIKO MENJADI TIDAK SEBANDING DENGAN MANFAAT. Artinya kita memang akan menerima manfaat dari penggunakan TI, tapi risiko kekacauan yang ditimbulkan karena itu masih lebih besar daripada manfaat yang diterima. INTINYA, PERTIMBANGKAN APAKAH DENGAN PENGGUNAAN TI BIAYA/RISIKO YANG DITERIMA MENJADI LEBIH KECIL DARI MANFAAT YANG DITERIMA, jika TIDAK, maka TIDAK USAH MENGGUNAKAN TI.

Kesimpulannya, dari semua keinginan untuk menggunakan TI dalam bisnis atau organisasi, harus MENGACU KEPADA KEPENTINGAN BISNIS. Untuk dapat mengacu kepada kepentingan bisnis, MAKA PELAKU BISNIS (YANG PUNYA BISNIS, YANG NGURUSI ORGANISASI/PERUSAHAAN) harus benar-benar MEMAHAMI apa yang dilakukan organisasinya dan bagaimana karakter bisnisnya. ARTINYA TI TIDAK SELALU DIBUTUHKAN DI DALAM BISNIS. Tergantung mau DIJADIKAN APA BISNIS itu.....